El Fraude y el Robo en las Agencias Automotrices

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Según estudios de la ACFE (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados), en el año 2022 se estima que el fraude en 133 países llegó a costar cerca de ¡$3.6 Billones de dólares!; la media del fraude realizado fue de $8,300 dólares mensuales y por lo menos duraron 12 meses antes de ser detectados.

En Latinoamérica, las pérdidas por fraude tuvieron una media de $175,000 dólares anuales, y de estos, México presentó la mayor incidencia de casos -reportados-, siendo el doble de casos del siguiente país (Brasil).

En nuestro pais el robo y efraude en las agencias automotrices, se presenta principalmente en 3 departamentos: 1) Ventas, 2) Almacenes, y 3) Postventa (ver ejemplos reales al final de la lectura), y en la gran mayoría de los casos, las actividades fraudulentas se realizan de manera individual, pero también en muchos casos existe contubernio entre las áreas operativas, gerenciales, y/o administrativas.

En México, la gran mayoría de los Grupos y Agencias Automotrices se apoyan únicamente en sus equipos de Auditoría Interna para tratar de detectar casos de fraude o robo, en vez de invertir en procesos administrativos eficaces que incluyan los controles para evitar conductas inapropiadas que puedan poner en riesgo la economía, la reputación, o incluso, la seguridad del personal de la Agencia.

Según el mismo estudio de la ACFE, el 42% de los fraudes reportados en 2022 fueron identificados a través de denuncias de clientes y empleados, siendo estos últimos los que realizaron más del 50% de las denuncias, por eso, además de contar con procesos administrativos automatizados, eficaces, y con un buen control interno, es necesario que las Agencias implementen un buzón de denuncia anónima (o “buzón de transparencia”), el cual es una herramienta para captar denuncias, y permitir que estas se atiendan al nivel del Dueño, del Comité de Auditoría, o bien, de la Dirección General.

Normalmente en este tipo de herramientas se recibe todo tipo de denuncias, tanto de empleados, clientes y proveedores, lo que ayuda a tomar acciones preventivas para evitar que pequeños problemas puedan convertirse en verdaderos dolores de cabeza, y dada la diversa naturaleza de las denuncias, el buzón debe ser administrado por un tercero independiente, que tenga la experiencia para establecer contacto con el denunciante y logre obtener todos los datos posibles para llevar a cabo una investigación certera, y sobre todo, asegurando en todo momento el anonimato del denunciante.

Por estas y muchas otras experiencias en la industria automotriz, en IBCS creamos un servicio especializado para apoyar a los Grupos y Agencias Automotrices a mejorar, y en su caso, automatizar sus procesos administrativos con un fuerte componente de control interno, que les ayude a prevenir el robo y el fraude, incluyendo la implementación y administración de buzones de denuncia anónima, bajo una modalidad SaaS (Software as a Service) en dónde, por una pequeña inversión mensual, nuestros clientes obtienen un servicio de mejora continua en sus procesos administrativos para el reforzamiento de su sistema de control interno, el uso y actualización ilimitada de nuestro sistema de automatización de procesos, y el diseño, implementación y administración de un buzón de denuncias.

Si te interesa saber más de nuestro servicio integral, contáctanos ahora mismo a través de nuestro correo electrónico info@ibcs.mx, o bien, en el 814-777-3885.

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Ejemplos reales de Fraude, Robo, Corrupción y Buzón de Denuncias:

Ventas

• Sustracción de efectivo por parte de vendedores (El vendedor recibe efectivo del cliente y no lo reporta a la empresa),

• Falsificación de comprobantes de pago de clientes (El vendedor recibe el pago del cliente y “genera un recibo” por el importe recibido, pero reporta un pago menor en caja, conservando una parte del pago recibido del cliente),

• Aplicación de pagos “erróneos” a otros clientes (Este caso va muy de la mano con los 2 ejemplos anteriores en dónde el vendedor utiliza el pago de un cliente para aplicarlo a favor de otro cliente de dónde tomo los recursos indebidamente, es decir, lo utiliza “para tapar el hoyo”),

• El vendedor recibe más efectivo de lo permitido por la Ley Antilavado, lo deposita a su cuenta personal, y utiliza su cuenta personal para realizar el pago a favor del cliente, poniendo en riesgo de multas multimillonarias a la empresa por no realizar la verificación del origen de los pagos.

• El vendedor (normalmente en contubernio con la Gerencia) genera una factura de ventas para cobrar comisiones por ventas, y al mes siguiente cancela la operación, etc.

Almacenes

• El personal operativo, en contubernio con personal del almacén, solicitan piezas más económicas, pero surten las piezas de mayor valor, o de mayor facilidad de comercialización en el mercado,

• Robo de refacciones o piezas de colisión a través de la sustracción ilegal del almacén,

• “Errores” voluntarios durante la toma de inventarios físicos para que no se detecten los faltantes por robo u omisión,

• Cambio de refacciones nuevas por usadas, en dónde empacan la pieza usada y la sustituyen por la nueva, de tal manera que es difícil detectar la diferencia, incluso con los inventarios físicos, etc.

Postventa

• Órdenes de servicio que fueron cobradas en efectivo, pero nunca se cierran en el sistema para evitar la identificación de la falta de cobro.

• Órdenes de servicio que se cierran (o cancelan) para volverlas a abrir inmediatamente después, con la misma intención de ocultar el cobro realizado directamente por el Asesor de Servicio y sin reportar el pago a la empresa.

• Robo de piezas a vehículos de clientes, etc.

Corrupción

• Un Gerente de Ventas asigna a un vendedor en específico a aquellos clientes con mayor potencial de compra con la condición de que le comparta las comisiones.

• El personal de compras tenía “arreglos” con un proveedor específico que le vendía productos a sobreprecio, y después el proveedor le regresaba un porcentaje de la venta directamente al Comprador.

Buzón de denuncias

• Recientemente una Agencia que tuvo un problema con un cliente, y ante la no solución por parte de los niveles gerenciales, y la falta canales de comunicación entre el cliente y la Alta Dirección, el problema escaló hasta llegar a redes sociales, terminando con la intervención directa de la planta, y el consecuente daño reputacional a la Agencia, además de las sanciones para el Distribuidor por parte de la planta.

• Una Agencia recibió una denuncia de que el Gerente de Refacciones compraba refacciones chinas a un distribuidor local, las cuales vendía a través del mostrador de Refacciones de la agencia como originales.

• Una Agencia recibió una denuncia de que un vendedor estaba utilizando la información de los clientes para tramitar tarjetas de crédito, para luego usar esas tarjetas para realizar pagos a nombre de clientes que habían dado pagos en efectivo al vendedor.