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Según estudios de la ACFE (Asociación de Examinadores de Fraude Certificados), en el año 2022 se estima que el fraude en 133 países llegó a costar cerca de ¡$3.6 Billones de dólares!; la media del fraude realizado fue de $8,300 dólares mensuales y por lo menos duraron 12 meses antes de ser detectados.
En Latinoamérica, las pérdidas por fraude tuvieron una media de $175,000 dólares anuales, y de estos, México presentó la mayor incidencia de casos -reportados-, siendo el doble de casos del siguiente país (Brasil).
En nuestro pais el robo y efraude en las agencias automotrices, se presenta principalmente en 3 departamentos: 1) Ventas, 2) Almacenes, y 3) Postventa (ver ejemplos reales al final de la lectura), y en la gran mayoría de los casos, las actividades fraudulentas se realizan de manera individual, pero también en muchos casos existe contubernio entre las áreas operativas, gerenciales, y/o administrativas.
En México, la gran mayoría de los Grupos y Agencias Automotrices se apoyan únicamente en sus equipos de Auditoría Interna para tratar de detectar casos de fraude o robo, en vez de invertir en procesos administrativos eficaces que incluyan los controles para evitar conductas inapropiadas que puedan poner en riesgo la economía, la reputación, o incluso, la seguridad del personal de la Agencia.
Según el mismo estudio de la ACFE, el 42% de los fraudes reportados en 2022 fueron identificados a través de denuncias de clientes y empleados, siendo estos últimos los que realizaron más del 50% de las denuncias, por eso, además de contar con procesos administrativos automatizados, eficaces, y con un buen control interno, es necesario que las Agencias implementen un buzón de denuncia anónima (o “buzón de transparencia”), el cual es una herramienta para captar denuncias, y permitir que estas se atiendan al nivel del Dueño, del Comité de Auditoría, o bien, de la Dirección General.
Normalmente en este tipo de herramientas se recibe todo tipo de denuncias, tanto de empleados, clientes y proveedores, lo que ayuda a tomar acciones preventivas para evitar que pequeños problemas puedan convertirse en verdaderos dolores de cabeza, y dada la diversa naturaleza de las denuncias, el buzón debe ser administrado por un tercero independiente, que tenga la experiencia para establecer contacto con el denunciante y logre obtener todos los datos posibles para llevar a cabo una investigación certera, y sobre todo, asegurando en todo momento el anonimato del denunciante.
Por estas y muchas otras experiencias en la industria automotriz, en IBCS creamos un servicio especializado para apoyar a los Grupos y Agencias Automotrices a mejorar, y en su caso, automatizar sus procesos administrativos con un fuerte componente de control interno, que les ayude a prevenir el robo y el fraude, incluyendo la implementación y administración de buzones de denuncia anónima, bajo una modalidad SaaS (Software as a Service) en dónde, por una pequeña inversión mensual, nuestros clientes obtienen un servicio de mejora continua en sus procesos administrativos para el reforzamiento de su sistema de control interno, el uso y actualización ilimitada de nuestro sistema de automatización de procesos, y el diseño, implementación y administración de un buzón de denuncias.
Si te interesa saber más de nuestro servicio integral, contáctanos ahora mismo a través de nuestro correo electrónico info@ibcs.mx, o bien, en el 814-777-3885.
Ejemplos reales de Fraude, Robo, Corrupción y Buzón de Denuncias:
Ventas
Sustracción de efectivo por parte de vendedores (El vendedor recibe efectivo del cliente y no lo reporta a la empresa),
Falsificación de comprobantes de pago de clientes (El vendedor recibe el pago del cliente y “genera un recibo” por el importe recibido, pero reporta un pago menor en caja, conservando una parte del pago recibido del cliente),
Aplicación de pagos “erróneos” a otros clientes (Este caso va muy de la mano con los 2 ejemplos anteriores en dónde el vendedor utiliza el pago de un cliente para aplicarlo a favor de otro cliente de dónde tomo los recursos indebidamente, es decir, lo utiliza “para tapar el hoyo”),
El vendedor recibe más efectivo de lo permitido por la Ley Antilavado, lo deposita a su cuenta personal, y utiliza su cuenta personal para realizar el pago a favor del cliente, poniendo en riesgo de multas multimillonarias a la empresa por no realizar la verificación del origen de los pagos.
El vendedor (normalmente en contubernio con la Gerencia) genera una factura de ventas para cobrar comisiones por ventas, y al mes siguiente cancela la operación, etc.
Almacenes
El personal operativo, en contubernio con personal del almacén, solicitan piezas más económicas, pero surten las piezas de mayor valor, o de mayor facilidad de comercialización en el mercado,
Robo de refacciones o piezas de colisión a través de la sustracción ilegal del almacén,
“Errores” voluntarios durante la toma de inventarios físicos para que no se detecten los faltantes por robo u omisión,
Cambio de refacciones nuevas por usadas, en dónde empacan la pieza usada y la sustituyen por la nueva, de tal manera que es difícil detectar la diferencia, incluso con los inventarios físicos, etc.
Postventa
Órdenes de servicio que fueron cobradas en efectivo, pero nunca se cierran en el sistema para evitar la identificación de la falta de cobro.
Órdenes de servicio que se cierran (o cancelan) para volverlas a abrir inmediatamente después, con la misma intención de ocultar el cobro realizado directamente por el Asesor de Servicio y sin reportar el pago a la empresa.
Robo de piezas a vehículos de clientes, etc.
Corrupción
Un Gerente de Ventas asigna a un vendedor en específico a aquellos clientes con mayor potencial de compra con la condición de que le comparta las comisiones.
El personal de compras tenía “arreglos” con un proveedor específico que le vendía productos a sobreprecio, y después el proveedor le regresaba un porcentaje de la venta directamente al Comprador.
Buzón de denuncias
Recientemente una Agencia que tuvo un problema con un cliente, y ante la no solución por parte de los niveles gerenciales, y la falta canales de comunicación entre el cliente y la Alta Dirección, el problema escaló hasta llegar a redes sociales, terminando con la intervención directa de la planta, y el consecuente daño reputacional a la Agencia, además de las sanciones para el Distribuidor por parte de la planta.
Una Agencia recibió una denuncia de que el Gerente de Refacciones compraba refacciones chinas a un distribuidor local, las cuales vendía a través del mostrador de Refacciones de la agencia como originales.
Una Agencia recibió una denuncia de que un vendedor estaba utilizando la información de los clientes para tramitar tarjetas de crédito, para luego usar esas tarjetas para realizar pagos a nombre de clientes que habían dado pagos en efectivo al vendedor.
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